Utiliser un gabarit Excel pour l'importation des données dans maestro*

Objectif

Lors de l'implantation de maestro* ou lorsqu'un grand nombre de données doit être saisi dans le progiciel, il peut être très long d'entrer manuellement des informations à répétition, par exemple les informations de plusieurs clients. C'est pourquoi maestro* est en mesure d'importer des valeurs à partir d'un fichier Excel dûment complété. Selon la nature des données à importer, différents gabarits de fichiers doivent être utilisés.

Il existe deux types d'importation de fichier Excel dans maestro* :

  • Importation générique - simple et similaire dans les différentes options de maestro*;
  • Importation spécifique - particulière à l'option pour laquelle l'importation est faite.

Ce Comment faire a pour but d'expliquer comment utiliser les différents gabarits Excel pour l'importation de données dans maestro*.

 

Nous vous recommandons fortement de d'abord faire l'importation de données dans votre compagnie test.

 

Prérequis

  • Microsoft Excel

 

Sommaire

 

Étapes

Importation générique

L'importation générique est la plus courante. Elle est présente dans plusieurs options de maestro*. Il n'y a pas de gabarit Excel spécifique à utiliser lorsque l'on fait celle-ci et la fenêtre d'importation est quasi similaire dans tous les cas. C'est l'information à importer qui diffère.

 

L'importation générique apparaît, par exemple, dans la Gestion des clients, la Gestion des fournisseurs, la Gestion des employés, etc.

Les gabarits à utiliser pour l'importation générique sont assez simples; chaque colonne représente un des champs de l'option. La première ligne doit contenir les noms des champs et toutes les données à importer doivent être inscrites sur les lignes suivantes.

 

Il n'est pas nécessaire d'avoir une colonne pour tous les champs de l'option; seulement pour les champs dont une valeur doit être importée.

Effectuer l'importation

  1. Cliquez sur le bouton Outils de la barre de menu au haut de l'option.
  2. Cliquez sur l'option d'importation dans le menu déroulant (Importation, Importation d'un fichier Excel, etc.). La fenêtre Importation de données s'affiche.
  3. Pour sélectionner le fichier Excel pour l'importation, cliquez sur le bouton constitué de trois petits points "…" à la droite du champ Fichier de données. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  4. Sélectionnez le document désiré et cliquez sur Ouvrir. Les noms des colonnes apparaissent dans la section Champs importés.
  5. Afin de faire le lien entre les colonnes du fichier Excel et les champs de l'option, il est important de bien inscrire quel champ importé correspond à chaque champ dans maestro* : 

 

L'option Gestion des clients est utilisée comme exemple.
  1. Dans la grande table, sélectionnez l'un des champ en cliquant sur sa case dans la colonne Champs importés.
  2. Ensuite, dans la section Champs importés à droite de la table, faites un double-clic sur le nom de la colonne Excel qui correspond au champ sélectionné.

  1. Le champ de la section Champs importés devrait se retrouver dans la colonne Champs importés de la grande table.

  1. Effectuez à nouveau les étapes 5a. à 5c. pour chaque champ à importer.
  1. Une fois tous les champs sélectionnés, cliquez sur l'icône Transférer. Cette étape peut prendre quelques minutes, tout dépendant de la quantité de lignes dans le fichier Excel.
  2. Lorsque l'importation de données est terminée, un message apparaît pour informer du nombre de lignes importées dans maestro*. Cliquez sur Ok.
  3. Cliquez sur Quitter pour fermer la fenêtre d'importation.
  4. Les données présentes dans le tableau Excel figurent désormais dans maestro*.
Onglet Options

Il est possible de choisir entre trois options d'importation dans la fenêtre d'importation générique. Il est important de les distinguer afin d'éviter les doublons ou des suppressions involontaires.

Option

Description

Permettre d'écraser les enregistrements existants

Lorsque cochée, cette option permet de remplacer les données existantes par celles du fichier importé.

Par exemple, si on a déjà une liste de clients, mais qu'on veut mettre à jour et remplacer leurs numéros de téléphone à partir d'un fichier Excel.

NOTE : Cette option est seulement disponible si elle a été autorisée dans la Gestion de la sécurité.

Importer tout ou rien

Lorsque cochée, cette option permet de mettre fin à l'importation incomplète d'un fichier.

Par exemple, si une ligne sur 100 comporte une erreur, aucune ligne du fichier ne sera importée.

Importer seulement les enregistrements existants

Lorsque cochée, cette option permet d'ajouter des informations aux enregistrement déjà présents dans maestro*.

Par exemple, si on a déjà une liste de clients dans maestro* et que l'on souhaite ajouter leurs numéros de téléphone sans importer de nouveaux clients dans la liste.

 

Importation spécifique

L'importation spécifique est particulière à l'option dans laquelle un utilisateur se trouve dans maestro* et un gabarit spécifique à chacune de ces options est nécessaire pour l'importation de données dans maestro*.

 

L'importation spécifique apparaît dans plusieurs1 options mais seulement les suivantes seront couvertes dans ce document : Vente, Réquisitions, Heures, Gestion des projets et Budget annuel.

Heures

 

maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Fonctions > Heures

 

L'importation des heures a pour but d'importer ces dernières en lien avec la paie pour un ou plusieurs employés.

  1. Dans la fenêtre Heures, cliquez sur l'icône Importation des heures en provenance d'Excel.
  2. La fenêtre Importation des heures en provenance d'Excel s'ouvre et affiche la grille d'importation. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche également.
  3. Si votre fichier Excel est déjà complété, il suffit de le sélectionner et ensuite de cliquer sur le bouton Ouvrir et de poursuivre à l'étape 7. S'il n'est pas complété et pour afficher le gabarit Excel à suivre, cliquez sur Annuler. La fenêtre de sélection se fermera.
  4. De retour dans la fenêtre Importation des heures en provenance d'Excel, il est possible d'entrer les informations directement dans la grille d'importation. Sinon, il est également possible de transférer celle-ci dans Excel afin que le fichier importé corresponde aux exigences de maestro* : 
  1. Cliquer sur l'icône Créer un fichier gabarit.
  2. Un fichier Excel apparaît. Il peut être complété, enregistré et par la suite importé dans maestro*.

Vous pouvez trouver une copie modifiable de ce document Excel ICI.

 

Les champs suivants sont obligatoires :

  • Date (colonne A)

NOTE : Les données de date dans le fichier Excel doivent correspondre au même format de date que dans maestro*.

  • No projet (colonne G)
  • Activité (colonne H)
  • Groupe (colonne I)
  • Heures (colonne T)

Il sera impossible d'appliquer les changements apportés par l'importation de données si ces champs ne sont pas complétés.

 

Attention! La colonne Compagnie n'apparaît qu'en mode multidimensionnel. Si vous n'utilisez pas le multidimensionnel, en faire fi.

Pour plus d'informations sur ces champs, consultez l'Aide en ligne (F1) de l'option Heures.
  1. Une fois le fichier Excel complété, cliquez sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Importation des heures en provenance d'Excel. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  2. Sélectionnez le fichier et cliquer sur Ouvrir.
  3. Cliquez sur l'icône Valider le tableau afin de valider les données importées.

 

Attention! Si certaines colonnes sont bordées de rouge dans la grille d'importation, cela veut dire que des erreurs sont présentes dans le fichier Excel. Afin d'éviter l'importation de données faussées, il est conseillé de revérifier les informations inscrites dans ce dernier.
  1. Cliquez sur Appliquer afin de compléter l'importation de données.

  1. Cliquez sur Enregistrer et Quitter.

 

Réquisition

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Approvisionnements > Réquisition

 

L'importation de données de réquisition est différente des autres types d'importation puisque sa fenêtre d'importation est plus complexe qu'une simple grille de ventilation. Elle ressemble beaucoup à une nouvelle entrée de réquisition, avec des champs à remplir dans le haut de la fenêtre et une grille de type ventilation dans le bas de la fenêtre. Un document Excel plus complexe est donc requis afin de faire l'importation des données.

  1. Dans la fenêtre Réquisition, cliquez sur l'icône Importation d'un fichier Excel.
  2. La fenêtre Importation de réquisitions d'un fichier Excel s'ouvre et affiche la grille d'importation ainsi que les champs de l'onglet Détail. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche également.
  3. Si votre fichier Excel est déjà complété, il vous suffit simplement de le sélectionner et ensuite de cliquer sur le bouton Ouvrir et de poursuivre à l'étape #7. S'il n'est pas complété, cliquez sur Annuler. La fenêtre de sélection se fermera.
  4. Complétez le document Excel et effectuer l'importation par la suite. Afin de n'avoir aucun problème lors de l'importation de données, il est important d'utiliser le gabarit de fichier Excel suivant :

 

Le gabarit Excel à utiliser n'est pas disponible dans maestro*. Il est donc important d'utiliser celui mis à votre disposition dans ce document.

Vous pouvez trouver un copie modifiable de ce document Excel ICI.

 

Les champs suivants sont obligatoires :

Détails (ligne *, colonnes A & B)
  • Projet (ligne 1)
  • Demandeur (ligne 2)
  • Date requise (ligne 3)
  • Date entrée (ligne 4)
  • Endroit (ligne 5)
  • Spécification 1 (ligne 6)
  • Spécification 2 (ligne 7)
Grille de ventilation (ligne 9, colonne *)
  • Code d'inventaire (colonne A)
  • Unité (colonne B)
  • PU (colonne C)
  • Quantité (colonne D)
  • Description (colonne F)
  • Activité (colonne G)
  • Groupe (colonne H)
  • Date (colonne I)

NOTE : Les données de date dans le fichier Excel doivent correspondre au même format de date que dans maestro*.

  • Fournisseur (colonne N)

Il sera impossible d'appliquer les changements par l'importation de données si ces champs ne sont pas complétés.

 

Attention! La colonne Compagnie n'apparaît qu'en mode multidimensionnel. Si vous n'utilisez pas le multidimensionnel, en faire fi.

Pour plus d'information sur les champs concernés, consultez l'Aide en ligne (F1) de l'option Réquisition.

 

Attention! Si certaines colonnes sont surlignées en rouge dans la grille d'importation, cela veut dire que des erreurs sont présentes dans le fichier Excel. Afin d'être capable d'appliquer les changements, il est impératif de modifier les informations inscrites.

  1. Une fois le fichier Excel complété, cliquez sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Importation de réquisitions d'un fichier Excel. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  2. Sélectionnez le fichier et cliquer sur Ouvrir.
  3. Cliquez sur l'icône Valider le tableau.

  1. Cliquez sur Appliquer afin de compléter l'importation de données.

  1. Cliquez sur Enregistrer et Quitter.

 

Ventes

 

maestro* > Facturation > Facturation > Fonctions > Vente

 

L'importation des ventes a pour but d'importer une ou plusieurs facture(s) dans maestro* à partir d'un fichier Excel.

Une des particularités de l'importation dans l'option Vente est qu'il est possible d'importer une seule ou plusieurs facture(s) à la fois.

Importation d'une seule facture
  1. Dans la fenêtre Ventes, cliquez sur l'icône Importation ou la flèche pointant vers le bas à droite de celle-ci.
  2. Sélectionnez Importation d'un fichier Excel.
  3. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche; il n'y a pas de fenêtre d'importation dans maestro* pour une facture seule.

De ce fait, il est impératif d'avoir un fichier Excel déjà complété pour poursuivre avec l'importation de données. Votre document devrait respecter le format suivant : 

 

Le gabarit Excel à utiliser n'est pas disponible dans maestro*. Il est donc important d'utiliser celui mis à votre disposition dans ce document.

Vous pouvez trouver un copie modifiable de ce document Excel ICI.

 

Les champs suivants sont obligatoires : 

Détail (ligne *, colonnes A & B)
  • Code client (ligne 4)
  • Projet (ligne 24)

NOTE : Les lignes 10 à 14 et 36 à 47 inclusivement sont masquées afin d'alléger le tableau.

Ventilation (ligne 49, colonnes *)
  • Compte (colonne C)
  • Montant (colonne I)

NOTE : Les lignes 53 à 63 inclusivement sont masquées afin d'alléger le tableau.

NOTE : Les données de date dans le fichier Excel doivent correspondre au même format de date que dans maestro*.

Il sera impossible d'appliquer les changements par l'importation de données si ces champs ne sont pas complétés.

 

Attention! La colonne Compagnie n'apparaît qu'en mode multidimensionnel. Si vous n'utilisez pas le multidimensionnel, en faire fi.

Pour plus d'information sur ces champs, consulter l'Aide en ligne (F1) de l'option Vente.
  1. Sélectionner le document pour l'importation et cliquer sur Ouvrir. Un message s'affichera s'il y a des erreurs.

 

Il est possible de modifier les champs dans maestro* le cas échéant.

  1. La fenêtre de sélection se ferme et les données sont importées dans les champs respectifs.

  1. Cliquez sur Sauvegarder et Quitter.
Importation de plusieurs factures
  1. Dans la fenêtre Ventes, cliquez sur la flèche pointant vers le bas de l'icône Importation.
  2. Sélectionnez Importation des factures en lot en provenance d'Excel.
  3. La fenêtre Importation des factures en lot en provenance d'Excel s'ouvre et affiche les grilles de ventilation pour les onglets Factures et Ventilation. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche également.

  1. Si votre fichier Excel est déjà complété, il vous suffit simplement de le sélectionner et ensuite de cliquer sur le bouton Ouvrir et de poursuivre à l'étape #8. S'il n'est pas complété, cliquez sur Annuler. La fenêtre de sélection se fermera.
  2. Complétez le document Excel et faire l'importation par la suite. Afin de n'avoir aucun problème lors de l'importation de données, il est important d'utiliser le gabarit de fichier Excel suivant :

 

Le gabarit Excel à utiliser n'est pas disponible dans maestro*. Il est donc important d'utiliser celui mis à votre disposition dans ce document.

Vous pouvez trouver une copie modifiable de ce document Excel ICI.

 

Les champs suivants sont obligatoires : 

  • No de ligne (colonne A)

NOTE : Cette colonne sert à inscrire le numéro de ligne de la grille de Ventilation dans maestro* où les informations inscrites dans le fichier Excel apparaîtront. La ligne 0 sert à entrer les données pour les différentes colonnes de la section Entête du document Excel. Les lignes suivantes servent à entrer les informations de la grille de Ventilation.

  • Code client (colonne B)
  • Projet (colonne F)
  • Activité (colonne AX)

NOTE : Les colonnes C, E, I à R (inclusivement), T à AA (inclusivement), AF à AO (inclusivement), AQ à AV (inclusivement), AZ, BA, BB, BD, BF, BG, et BJ à BO (inclusivement) sont masquées afin d'alléger le tableau.

NOTE : Les données de date dans le fichier Excel doivent correspondre au même format de date que dans maestro*.

Il sera impossible d'appliquer les changements par l'importation de données si ces champs ne sont pas complétés.

 

Attention! La colonne Compagnie n'apparaît qu'en mode multidimensionnel. Si vous n'utilisez pas le multidimensionnel, en faire fi.

Pour plus d'information sur ces champs, consulter l'Aide en ligne (F1) de l'option Vente.
  1. Une fois le fichier Excel complété, cliquez sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Importation des factures en lot en provenance d'Excel. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  2. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
  3. La fenêtre de sélection de fichier se ferme et l'importation de données se produit (la durée de l'opération est directement liée à la taille du fichier).

  1. Cliquez sur Appliquer afin de compléter l'importation de données.
  2. Les différentes factures importées se retrouvent dans la section Sommaire des transactions non transférées de l'option Vente.

Projets

 

maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des projets

 

L'importation de projet est en fait l'importation des activités et budgets d'un projet. Celle-ci permet de mettre à jour ou de créer une ou plusieurs activités et d'y assigner des quantités et budgets.

  1. Dans la fenêtre Gestion des projets, sélectionnez un projet dans le champ Numéro, au haut de la fenêtre.
  2. Une fois le projet choisi, cliquez sur l'onglet Activités et budgets.

 

Il est impossible d'accéder à l'importation de données à partir d'un fichier Excel si l'onglet Activités et budgets n'est pas ouvert puisqu'il s'agit d'une importation d'activités et non de plusieurs projets.

  1. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas à droite de l'icône Importation. Sélectionner Importation d'un fichier Excel.
  2. La fenêtre Importation d'activité et de budget provenant de fichier de format standard s'ouvre, suivi d'une fenêtre de sélection de fichier.

  1. Si votre fichier Excel est déjà complété, il vous suffit simplement de le sélectionner et ensuite de cliquer sur le bouton Ouvrir et de poursuivre à l'étape #8. S'il n'est pas complété, cliquez sur Annuler. La fenêtre de sélection se fermera.
  1. Complétez le document Excel. Afin de n'avoir aucun problème lors de l'importation de données, il est important d'utiliser le gabarit de fichier Excel suivant :

Vous pouvez trouver un copie modifiable de ce document ExcelICI.

 

Vous pouvez également obtenir le gabarit du fichier Excel en suivant les étapes suivantes :

  1. Faites un clic droit n'importe où dans la grille;
  2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Transférer dans Excel.

 

Les seuls champs obligatoires pour ce genre d'importation sont le Code projet (colonne A) et le Code activité (colonne B). Pour le Code projet, il suffit d'entrer le même code de projet que celui entré à l'étape 1.

Il est cependant recommandé d'utiliser le gabarit fourni afin que chaque champ figure dans la bonne colonne.

NOTE : Les colonnes AA à AD représentent des cases à cocher. S'il faut cocher la case, inscrire 1 au lieu de 0.

0 est la valeur par défaut.

NOTE : Les données de date dans le fichier Excel doivent correspondre au même format de date que dans maestro*.

 

Attention! La colonne Compagnie n'apparaît qu'en mode multidimensionnel. Si vous n'utilisez pas le multidimensionnel, en faire fi.

Pour plus d'information sur ces champs, consulter l'Aide en ligne (F1) de l'option Gestion des projets.
  1. Une fois le fichier Excel complété, cliquez sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Importation d'activité et de budget provenant de fichier de format standard. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  2. Une fois l'importation du fichier Excel complétée, sélectionnez l'une des trois options de Budgets existants : 
  • Tous les budgets pour les compagnies et activités seront initialisés et les valeurs du fichier seront importées
  • Les valeurs du fichier s'additionneront aux budgets existants
  • Les valeurs du fichier remplaceront les budgets existants
  1. Cliquez sur l'icône Valider le tableau. Un message de confirmation vous informera de la validité des informations dans le tableau. Si certains champs sont invalides, il est possible de les modifier manuellement dans la fenêtre d'importation.

  1. Cliquez sur l'icône Appliquer pour compléter l'importation de données dans la Gestion de projets.
  2. Les différentes activités importées se retrouvent dans le tableau sous l'onglet Activités et budgets, dans le haut de la fenêtre, à gauche.

Budgets annuels

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Budget > Budget annuel

 

L'importation de budgets annuels permet d'inscrire, en une seule importation, tous les budgets des comptes par période pour une année dans l'option Budget annuel.

 

Attention! Il est important de noter que l'importation d'un budget annuel écrasera toutes autres données de budget pour cette même année.

 

  1. Dans la fenêtre Budget annuel, cliquez sur l'icône Importation d'un fichier Excel.
  2. La fenêtre Importation d'un fichier Excel s'ouvre et affiche la grille d'importation. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche également.
  3. Si votre fichier Excel est déjà complété, il vous suffit simplement de le sélectionner et ensuite de cliquer sur le bouton Ouvrir et vous rendre à l'étape #7. S'il n'est pas complété, cliquez sur Annuler. La fenêtre de sélection se fermera.
  4. Complétez le document Excel et faites l'importation par la suite. Afin de n'avoir aucun problème lors de l'importation de données, il est important d'utiliser le gabarit de fichier Excel suivant :

 

Le gabarit Excel à utiliser n'est pas disponible dans maestro*. Il est donc important d'utiliser celui mis à votre disposition dans ce document.

Vous pouvez trouver un copie modifiable de ce document Excel ICI.

 

Le champ suivant est obligatoire :

  • No compte

Si aucune information n'est entrée dans le champ No compte, il sera simplement impossible de poursuivre avec l'importation du budget annuel.

Les prochains champs ne sont pas obligatoire, mais doivent être rempli si vous ne voulez pas importer un budget de 0.00 pour toutes les périodes : 

  • Tous les champs Montant budget - Pér. #

NOTE : Si ce champ est laissé vide, la valeur importée sera de zéro.

Pour plus d'information sur ces champs, consulter l'Aide en ligne (F1) de l'option Budget annuel.
  1. Une fois le fichier Excel complété, cliquez sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Importation d'un fichier Excel. Une fenêtre de sélection de fichier s'affiche.
  2. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Ouvrir.
  3. Assurez-vous que l'interval de date affiché dans le champ Année du budget soit le bon avant de poursuivre.
  4. Cliquez sur l'icône Valider le tableau afin de valider les données à importer.

 

Attention! Si certaines cases dans les colonnes sont en surbrillance rouge, cela veut dire qu'il y a une erreur avec cette donnée.

Vous devrez corriger ces erreurs avant d'être en mesure de poursuivre avec l'importation.

NOTE : Il est possible de faire les modifications directement dans la grille d'importation.
  1. Cliquez sur Appliquer afin de compléter l'importation de données.
  2. Un message de confirmation vous informant que le budget que vous essayer d'importer écrasera toutes les données pour l'année courante s'affichera. Cliquez sur Oui afin de poursuivre avec l'importation du budget annuel.
  3. Cliquez sur Quitter.

  1. Une fois de retour dans la fenêtre Budget annuel, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le budget annuel. Cliquez sur Quitter.

 

Dernière modification : 12 novembre 2024